Gegevensbescherming (AVG)

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), informatie van de N.B.v.V.

Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU. Nu hebben de lidstaten nog hun eigen nationale wetten, gebaseerd op de Europese privacyrichtlijn uit 1995. Uiteraard heeft ook uw vereniging hiermee te maken. Nu deze datum dichterbij komt hebben (o.a. naar aanleiding van diverse publicaties, aankondigingen van de gemeenten richting alle verenigingen, etc.) nogal wat verenigingen vragen over dit onderwerp. Binnen uw vereniging slaat u namelijk gegevens van leden op en u zult zich dienaangaande aan de wet moeten houden. Wat is nu voor een vogelvereniging van belang en waar dient u zich aan te houden?

Elke organisatie die gegevens opslaat, dus ook vogelverenigingen, krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt - meer dan nu - op uw verantwoordelijkheid om te kunnen aantonen dat u zich aan de wet houdt.

Onder de AVG krijgen mensen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen als hun persoonsgegevens worden verwerkt. Hun bestaande privacyrechten worden uitgebreid en er gelden 2 nieuwe rechten. Onder de AVG geldt de verantwoordingsplicht. Dat betekent dat u aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet kunnen aantonen dat u aan de AVG voldoet. U moet onder meer kunnen laten zien dat u mensen goed heeft geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld middels een privacyverklaring. Als voorbeeld daartoe kan de "Regeling informatiebeheer en -verstrekking NBvV" dienen, zoals die is opgenomen in ons bondsvademecum (blz. 44 e.v.).

De AVG-privacyrechten zijn samengevat:
• Het recht om persoonsgegevens over te dragen (NIEUW).
• Het recht om 'vergeten' te worden (NIEUW).
• Recht om de persoonsgegevens die u van hen verwerkt in te zien.
• Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen.
• Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensververwerking.

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft u een informatieplicht. Dat betekent dat u verplicht bent om nieuwe en bestaande leden duidelijk te informeren over wat u met hun persoonsgegevens doet.

Nu zullen er binnen een gewone vogelvereniging niet veel meer gegevens opgeslagen worden dan de ledenlijst en wat aparte gegevens t.b.v. bijvoorbeeld voor de administratie van de contributiebetaling, etc. Veel in de AVG benoemde zaken, zoals bijvoorbeeld een toezichthouder e.d. zijn echt niet nodig. Wel moet u oppassen met het ongevraagd, c.q. zonder toestemming doorgeven van informatie aan derden (N.B.: de administratie van de NBvV is hierin geen derde partij, want bondsleden zijn allen onderdeel van 1 vereniging - namelijk de bond zelf en voor hen geldt ons privacyreglement). Daarnaast kunt u niet "zomaar" gegevens van uw leden in de tentoonstellingscatalogus of uw verenigingsblad zetten. Dat is overigens ook om meerdere redenen niet verstandig: u maakt het ook vogeldieven op die manier wel erg gemakkelijk! Een ledenlijst kunt u voortaan dus beter niet in het blad zetten, maar netjes periodiek onder uw leden verspreiden.

En de bond zelf…?
De gegevensopslag van de NBvV en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan is "AVG-proof". Wel heeft de verordening consequenties. Zo kunnen leden ons voortaan verzoeken om hun gegevens bij einde lidmaatschap te wissen. Daarmee zijn deze uiteraard later niet meer beschikbaar in geval van vragen of bij een hernieuwd intreden als lid. Een veel voorkomende vraag is of wij wel om een BSN-nummer mogen vragen bij de bestelling van ringen voor beschermde soorten. Dat mag: niet de bond, maar de overheid stelt het opgeven daarvan verplicht en zonder deze wordt een bestelling niet goedgekeurd omdat de besteller niet opgenomen kan worden in de database van het ministerie van EZ. De bond is in deze "slechts" de administratieve intermediair en wij dienen de aanvragen 5 jaar te archiveren. Dat is dan ook de reden dat de ringencommissarissen de formulieren op moeten sturen.

Daarnaast is er vaak een "aannemelijk belang", bijvoorbeeld bij meldingen van gevonden vogels of als kwekers onderling contact willen. In dat geval verstrekt het bondsbureau een telefoonnummer. Leden kunnen ons vragen dat niet te doen. Op schriftelijk verzoek van opsporingsinstanties verstrekken wij uiteraard altijd de gevraagde gegevens. In twijfelgevallen nemen wij altijd eerst contact op met de betrokkene.

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u handige checklists en een overzicht/stappenplan.

Hans van der Stroom - hoofd bondsbureau

Toepassing van de AVG bij de ScAP

Onderstaande tekst is toegevoegd aan het Huishoudelijk Reglement:

Bij het aangaan van het lidmaatschap conformeert betrokkene zich met geldende regels m.b.t. privacy en verleent zij/hij nadrukkelijk toestemming tot het verzamelen van persoonsgegevens benodigd voor de bedrijfsvoering van de Speciaalclub Afrikaanse Prachtvinken en het uitoefenen van de vogelliefhebberij. Zij/hij erkent met het aangaan van het lidmaatschap dat de gegevens, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum en bereikbaarheidsgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres voor dit doel mogen worden opgeslagen.

Zij/hij geeft expliciet toestemming voor het gebruik van deze gegevens voor:
- administratieve- en contributieverwerking;
- toezending van uitnodigingen voor de bijeenkomsten;
- toezending van clubbladen;
- een database voor het organiseren van een tentoonstelling (plaatselijk, landelijk, dan wel mondiaal);
- een database met kweekgegevens zodat de afstamming van de gekweekte vogels bekend is en inteelt voorkomen kan worden.

Het bestuur van de afdeling verplicht zich, middels een verantwoordelijk functionaris, tot het ordentelijk bijhouden van de persoonsgegevens en het verwijderen van alle gegevens bij beëindiging van een lidmaatschap en onthoudt zich van het verspreiden van gegevens, anders dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

---------------------------